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4 dicas para Gestão de Portfólio

  • Blog
  • 26 de Maio de 2014
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*Post de Domingo Chabalgoity, autor convidado.

Este post é de interesse de quem é feliz, ou seja, de quem tem um backlog para atender. Sim, porque se você não tem um backlog, a companhia para a qual a sua organização de TI trabalha está parada em relação ao mercado, ou desistiu de sua TI.

Neste contexto, destaco quatro pontos importantes de serem lembrados:

#1 Entenda que o mundo não vai mudar…

O mundo não vai mudar só porque você tem um belo processo de gestão de portfólio . Todo mundo vai continuar pedindo tudo para ontem, prioridades vão mudar e definições também. O benefício que você pode esperar é ter visibilidade e transparência sobre o que está acontecendo e o que vai acontecer se você atender  uma demanda, ou seja, as decisões vão ser conscientes a partir da análise dos impactos na sua carteira total e não só na sua relação com aquele pedido daquele cliente.

#2 Categorize os trabalhos

Você não aplica as mesmas práticas e processos para reparos de poucas horas e para projetos de vários meses. Do mesmo modo, você não pode misturar na carteira de trabalhos a serem priorizados e autorizados coisas tão distintas.Tenha processos de gestão diferenciados. Coisas muito pequenas podem ser tratadas dentro de um orçamento fixo, sendo atendidas de modo FIFO ou por impacto operacional. Coisas grandes normalmente têm verbas específicas, e concorrem entre si pela capacidade disponível. Ahá! Chegamos na palavra sempre esquecida… capacidade.

#3 Conheça e gerencie sua capacidade

capacidade

As empresas falam muito em demanda, mas para atendê-las precisamos ter capacidade: pessoas capacitadas, com uma produtividade conhecida, trabalhando em times! Demandas e capacidade são as duas faces da gestão de entregas (prefiro entregas a portfólio).

Saiba o tempo de ativação de uma capacidade adicional: se trabalhar com um fornecedor, conheça o tempo necessário para que seus recursos estejam prontos para produzir. Planeje de acordo com sua capacidade corrente, não extenue seu time nem seja otimista pensando que ruídos do passado não vão acontecer novamente.

#4 Trabalhe com menores versões de valor.

Uma MVV – Menor Versão de Valor é a menor parte de uma solução que você pode entregar ao cliente e que já vai gerar benefícios reais a esse cliente.

Quando você tem uma demanda maior, explore como atendê-la em partes, de maneira a ter entregas parciais. Assim, você permite que seu cliente obtenha benefícios mais cedo, aumentando sua credibilidade e fazendo com que esses benefícios já contribuam para o pagamento do segundo esforço de entrega.

Mas o que isso tem a ver com gestão de portfólio?

Quando você quebra uma demanda grande em suas menores versões de valor, você pode ver que nem tudo da demanda A é mais importante ou urgente do que tudo da demanda B. Assim, intercalando entregas de demandas distintas, você pode otimizar o benefício total para a companhia e manter um maior número de clientes atendidos e satisfeitos.

Este conceito é o link entre a gestão de portfólio e o “mundo ágil”.

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Resumindo: lembrando estas 4 dicas simples, você pode implantar uma gestão de entregas adequada e que maximize o valor que uma capacidade corrente pode entregar para a organização.

* Domingo Chabalgoity é engenheiro eletrônico com mais de 30 anos de experiência , atua como consultor em Governança de TI e em implementações de práticas e processos Lean-Agile.
Atua também como parceiro de serviços da Planview (Enterprise Portfólio Management) e da e-doceo (educação digital).