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Como aumentar sua produtividade pessoal com Pomodoro

  • Blog
  • 10 de Janeiro de 2018
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Quem nunca teve problemas com produtividade e capacidade de foco levanta a mão! Foi pensando neste problema durante suas sessões de estudo na faculdade que o italiano Francesco Cirillo criou uma técnica para gerenciamento de tempo chamada de Pomodoro. E não é de tomate que estamos falando. =P

Para praticar, é simples: tudo o que precisamos é de um temporizador, papel e lápis. Em uma folha de papel você mantém uma lista de tarefas priorizadas que constituem suas tarefas a longo prazo. No início do dia, selecione um subconjunto de itens para serem realizados durante o dia, e escreva-os em outra folha. Então, marque 25 minutos no temporizador e comece a trabalhar no primeiro item da lista. Cada ciclo de 25 minutos recebe o nome de Pomodoro. Após cada Pomodoro, faça uma pausa de 5 minutos. É importante que nessa pausa você relaxe e se distraia, talvez tomando um copo d’água, conversando sobre assuntos não relacionados à sua tarefa, etc. Após o término da pausa, o ciclo se repete.

A cada 3 pausas curtas de 5 minutos, deve-se fazer uma pausa longa, de 15 minutos. O ciclo contínuo de Pomodoros e pausas curtas e longas ajuda a eliminar o burnout e permite um nível de concentração uniforme durante todo o dia de trabalho, aumentando muito a qualidade do produto desenvolvido.

Como lidar com interrupções

Durante o período em que estiver usando o Pomodoro, interrupções vão acontecer com certeza, isso é perfeitamente normal em um ambiente altamente colaborativo (como o de agilidade). Mas a técnica elaborada por Cirillo mostra alguns meios para lidar com essas interrupções de modo eficaz, classificando-as em dois tipos: interrupções internas e externas.

Interrupções internas são aquelas geradas pela própria pessoa, como checar emails, ver um vídeo no YouTube, comer uma besteirinha ou conversar com o colega ao lado. Sempre que perceber que uma interrupção interna vai ocorrer, não ceda à tentação! Marque um ‘x’ ao lado da tarefa na lista do dia e volte ao trabalho.

Já as interrupções externas são aquelas que fogem ao nosso controle, e que podem ou não ter sua resposta adiada dependendo do seu nível de urgência, como uma reunião agendada, uma ligação do cliente ou uma conversa importante com um dos membros do time. Usando o Pomodoro, nunca precisaremos adiar a resposta a uma interrupção externa por mais do que 25 minutos, o que é um intervalo perfeitamente aceitável na grande maioria dos casos. Entretanto, se não tivermos mesmo como esperar, devemos cancelar o Pomodoro corrente e anotá-lo como falho.

É importante lembrar que um Pomodoro é indivisível! Uma vez que se aceite uma interrupção e deixemos de focar na tarefa, o Pomodoro atual tem que ser cancelado e outro iniciado assim que a atividade que gerou a interrupção acabar. Ao final do dia, examinamos a quantidade e o tipo das interrupções do dia, assim como o número de Pomodoros completados e cancelados e planejamos ações de melhoria para tornar o próximo dia melhor e com menos interrupções.

E o que o Pomodoro tem a ver com o Scrum?

Você já deve ter percebido alguma semelhança, certo? A lista de tarefas a longo prazo do Pomodoro equivale diretamente ao Product Backlog do Scrum, uma vez que é uma lista ordenada de itens nos quais planejamos trabalhar no futuro. Em ambos os casos a lista nunca está completa, pois novos itens vão sendo adicionados e priorizados conforme são identificados.

No Pomodoro o dia de trabalho pode ser comparado a uma Sprint no Scrum, ou seja, no início do dia selecionamos um número de itens que acreditamos sermos capazes de realizar naquele dia. Esse processo de seleção é comparável à reunião de Sprint Planning. Cada ciclo de 25 minutos pode ser um dia da Sprint. Podemos até mesmo iniciar cada ciclo com uma breve inspeção do ciclo anterior a fim de adaptar a execução do ciclo atual, assim como fazemos na Daily Scrum.

Ao término do dia analisamos o trabalho realizado, assim como nossa log de interrupções e quantidade de tarefas e Pomodoros terminados e planejamos ações para melhorar nosso processo de trabalho no dia seguinte. Podemos comparar esse processo às reuniões de Sprint Review e Sprint Retrospective do Scrum.

Aplicabilidade do Pomodoro em um contexto ágil

A produtividade de times Ágeis pode ser aumentada consideravelmente com aplicação do Pomodoro, uma vez que possibilita maior foco nas tarefas do Sprint Backlog. Além disso, a técnica oferece meios para se prevenir da síndrome de burnout, contribuindo para que o time trabalhe em um ritmo sustentável, que pode ser mantido indefinidamente.

Em seu livro Peopleware, um clássico sobre gestão de times em projetos de software, Tom DeMarco descreve o estado de flow como aquele em que o desenvolvedor atinge seu pico de produtividade. A premissa básica para que o estado de flow seja alcançado é que o desenvolvedor não deve ser interrompido durante seu trabalho. O caráter 100% focado do ciclo do Pomodoro facilita o atingimento desse estado. Além disso, a técnica também torna as interrupções visíveis, a fim de que possam ser melhor gerenciadas a cada dia. Por fim, quando um time inteiro utiliza o Pomodoro, podemos estabelecer uma cadência de trabalho unificada, o que leva o time a alcançar aumentos significativos de produtividade e redução de estresse.

A Ciência por trás do Pomodoro

Mesmo as pausas curtas e longas de um Pomodoro exercem função essencial no aumento da produtividade e satisfação no trabalho. No livro A Mind for Numbers, Barbara Oakley descreve dois modos possíveis de operação do nosso cérebro: o modo focado e o modo difuso.

Quando estamos envolvidos em uma tarefa difícil e que exige concentração, nosso cérebro está trabalhando em modo focado. Esse modo de operação favorece o exercício de ligações neurais já consolidadas, que já foram utilizadas amplamente no passado. Entretanto, muitas vezes os problemas que procuramos resolver requerem a formação de novos padrões, de novas combinações neurais. Essas novas combinações são formadas quando nosso cérebro trabalha em modo difuso.

Durante o Pomodoro de 25 minutos, nosso cérebro está trabalhando em modo focado. Entretanto, enquanto estamos em uma das pausas, nosso cérebro continua trabalhando em modo difuso nos problemas que estávamos resolvendo em modo focado. Desse modo, frequentemente quando voltamos de uma pausa encontramos uma solução para o nosso problema a qual não teríamos chegado se tivéssemos insistido em resolver o problema em modo focado. Se você quiser saber mais sobre os modos de operação do nosso cérebro, pode dar uma olhada no curso online “Learning How to Learn”, da própria Barbara Oakley.

Ferramentas de Software

Existem diversas ferramentas online, assim como aplicativos móveis, que facilitam o uso do Pomodoro nos mais diferentes cenários, com as quais não é necessário andar com um timer, papel e lápis sempre que se quiser utilizar a técnica. Um que uso com frequência é o Brain Focus, que tem uma interface simples e de fácil utilização.
Do lado web, um aplicativo bem minimalista é o TomatoTimer apesar de não ter opção para registrar sua lista de tarefas.

Conclusão

A técnica Pomodoro, assim como o Scrum, tem sua base na teoria de controle de processos empíricos. No caso do Pomodoro, o pilar da transparência é propiciado pela presença do temporizador, do registro sistemático de interrupções internas e externas, assim como pela lista de tarefas a longo prazo e as tarefas escolhidas para o dia. Ao final do dia e também no início de cada Pomodoro, temos a oportunidade de inspecionar e adaptar nosso processo, fomentando uma mentalidade de melhoria contínua do nosso processo de trabalho.

Ficou alguma dúvida ou tem alguma contribuição a fazer? Aproveite os campos abaixo! Até a próxima.